Moduł sprzątania (Houskeeping)

Dodatkowy moduł systemu zarządzania OtelMS „Moduł sprzątania” pozwala skutecznie kontrolować i delegować zadania odpowiednim pracownikom hotelowym.

Aby korzystać z tego modułu, należy skonfigurować różne parametry.

Dodawanie użytkownika

Dla każdego pracownika należy utworzyć osobny dostęp (login i hasło).

Musi być podany prawidłowy adres e-mail, ponieważ autoryzacja wymaga potwierdzenia adresu e-mail i uwierzytelnienia.

Aby dodać  „Użytkownika”, trzeba:

• przejść w Ustawienia – Użytkownicy;
• kliknąć przycisk „Dodaj użytkownika”:
• w zakładce „Dostęp” w polu „Użytkownik (email)” wpisać adres e-mail użytkownika, w polu „Hasło” podać hasło do logowania;
• w zakładce „Użytkownik” – uzupełnić informacje (imię i nazwisko);
• w zakładce „Uprawnienia” w polu „Rola” ustawić status „Pokojówka” (maid);
• w zakładce „Lokalizacja” – wybrać i ustawić język;
• kliknąć przycisk „Zapisz”

Jeśli pracownik już nie pracuje lub trzeba ograniczyć mu dostęp do systemu, w ustawieniach tego użytkownika w zakładce „Prawa”  odznacz pole Aktywny.

Tworzenie listy zadań i podzadań

Aby utworzyć zadanie dla pracowników, należy przejść w menu:

➜ ➜ ➜   

Wypełnić formularz w następujący sposób:

wpisać nazwę zadania (np. sprzątanie, naprawa, mini bar….) wybrać logo wybrać kolor (będzie wyświetlany w kalendarzu zadań) kliknąć przycisk „Zapisz”

W ten sposób trzeba wprowadzić wszystkie czynności, które należy wykonać. Jeśli zadanie stanie się nieaktualne w przyszłości, można zaznaczyć je na ogólnej liście i kliknąć przycisk

Aby utworzyć listę podzadań, trzeba przejść w menu:

➜ ➜  ➜   

W oknie, które się otworzy:

podać nazwę podzadania (np. sprawdzenie klimatyzacji, sprawdzenie instalacji wodno-kanalizacyjnej, uzupełnienie minibaru itp.); wybrać z listy, którego głównego zadania to dotyczy; kliknąć przycisk „Zapisz”.

Jeśli podzadanie stanie się nieaktualne w przyszłości, trzeba zaznaczyć je na ogólnej liście i kliknąć przycisk

Jeśli liczba podzadań jest zbyt duża, można stosować filtr „Typy zadań” – lista podzadań zostanie utworzona zgodnie z wybranym filtrem.

Tworzenie listy rodzajów czynności

Aby utworzyć rodzaje czynności, trzeba przejść w menu:

➜ ➜  ➜   

Utworzone Rodzaje  można wybrać podczas przypisywania typów sprzątania, np. podczas codziennego sprzątania wymagane jest sprzątanie na mokro, wymiana ręczników, a podczas sprzątania na czysto (po wyjeździe gośca) – wymiana pościeli, napełnianie minibaru itp.

Kliknąć „dodaj zadanie” Podać nazwę i zapisać.

W menu Typy sprzątania tworzymy rodzaje sprzątania, ich cykliczność, listę zadań dla każdego typu sprzątania:

➜

w polu nazwa trzeba wpisać nazwę typu sprzątania (na czysto, generalne, bieżące, za dopłatą itp.)   wybrać z listy „Kiedy rozpocząć” sprzątanie. W zależności od tego sprzątanie pojawi się w zadaniach zalecanych w kalendarzu.   zaznaczyć potrzebę powtórzeń i liczbę powtórzeń (dotyczy tylko, jeśli ustawiono warunek „Podczas pobytu”)   zaznaczyć zadania, które będą aktualne dla tworzonego typu sprzątania   kliknąć przycisk „Zapisz”

Praca z blokiem zadań

Delegowanie i ustalanie zadań odbywa się w menu systemu „Raporty” – „Zadania” i posiada trzy podsekcje:

• Kalendarz zadań
• Stan pokoi
• Lista zadań

Umożliwia dodawanie zadań dla pokojówek do każdego pokoju. Interfejs wyświetla wybrany dzień (domyślnie „Dzisiaj”), a także 2 dni przed wybranym dniem.

Przycisk  przenosi do strony z ustawieniami zadań. Aby dodać zadanie, trzeba kliknąć na  naprzeciwko pokoju, do którego dodaje się zadanie.

W oknie modalnym dodawania zadania należy wybrać:

• działanie – typ zadania do wykonania;
• rodzaj działania – rodzaj podzadania w wybranym typie zadań;
• wykonawca – wykonawca zadania (wybrać z listy użytkowników, których rolę w ustawieniach użytkownika określa status „Pokojówka” (maid));
• dodać komentarz – komentarz zostanie wyświetlony w wersji mobilnej dla pokojówek;
• ustawić datę i godzinę wykonania;
• w razie potrzeby zaznaczyć zadanie jako pilne – w wersji mobilnej dla pokojówek takie zadanie zostanie wyświetlone w zakładce „Pilne”;

W ten sposób zostają dodawane zadania dla pracowników, które oni mogą przeglądać i zaznaczać jako wykonane.

Stan pokoi

Interfejs wyświetla aktualny dzień (domyślnie „Dzisiaj”). Przyciski <-> przełączają na poprzednią/następną datę. Tabela stanu pokoi wyświetla:

• Aktywne typy pokoi z listą aktywnych pokoi każdego typu.
• Stan pokoi (Brudne/Czyste). Domyślnie przed sprzątaniem pokój jest oznaczony jako „brudny”. Po sprzątaniu status zmienia się na „Czysty”. Naprzeciwko nazwy typu pokoju graficznie pokazana jest liczba stosunkowo brudnych (czerwonych) i stosunkowo czystych (zielonych) pokoi.
• Dostępność (wyświetla się informacja o dostępności pokoju).

W kolumnie „Dostępność” pokój wyświetla się jako „Dostępny” – jeśli jest wolny, „Zarezerwowany” – jeśli jest rezerwacja, „Zamknięty” – jeśli jest zamknięty na „kłódki” na grafiku rezerwacji.

• Zaplanowane zadania na wybrany dzień.
• Zalecane zadania na wybrany dzień. Zalecane zadania są wyświetlane zgodnie z harmonogramem i cyklem ustawionym w menu „Typy sprzątania”. Można je ustawić jako Zaplanowane przypisując do określonej pokojówki, a także bez wykonawcy.

Dla tego trzeba zaznaczyć wybrane zadania lub można zaznaczyć wszystkie (aktualizacja masowa), zaznaczając pole pod listą pokoi i kliknąć przycisk „Ustaw zadania”.

Kolumna „Zaplanowane” wyświetla zadania ustawione do wykonania.

Kliknięcie w przycisk stanu pokoju przekierowuje do listy zadań z poprzedniego miesiąca dla danego pokoju.

Lista zadań

Rejestr zadań z możliwością filtrowania według różnych parametrów.:

• Zakres dat – okres, w którym ustawiono zadanie
• Typ zadania – lista utworzonych w ustawieniach typów zadań
• Status – status wykonania zadania
• Typ pokoju — lista aktywnych typów pokoi
• Pokój – lista aktywnych pokoi wybranego typu.
• Wykonawca – lista użytkowników systemu z rolą pokojówki
• Pilne – pilność wykonania zadania

Korzystanie

Pokojówki korzystają z programu na urządzeniach mobilnych. Dla nich wyświetlane są tylko zadania typu „Sprzątanie”. Inne typy zadań nie są wyświetlane w wersji mobilnej (taka możliwość będzie dodana w przyszłości).

Aby przejść do wersji mobilnej, trzeba:

• dodać /mobile do głównego adresu systemu. Na przykład, standardowy link logowania https://miniotel.otelms.com/ wersja mobilna będzie wyglądała jak  https://miniotel.otelms.com/mobile
• na stronie startowej trzeba wprowadzić login i hasło, które są używane do logowania się na innych urządzeniach.

Po wejściu zostanie wyświetlona lista zadań (z podziałem na typy pokoi), jeśli istnieją, lub napis o ich braku.

Na liście będą wyświetlane zadania przypisane pokojówce, a także te zadania, które nie zostały nikomu przypisane.

W każdym zadaniu można zobaczyć listę wymaganych czynności, i dodatkowy komentarz.

Aby rozpocząć zadanie, trzeba:

• nacisnąć przycisk „Rozpocznij sprzątanie”;
• po jego zakończeniu – przycisk „Zakończ sprzątanie”.

Jeśli zadanie zostało zamknięte przez pomyłkę, można kliknąć „Kontynuuj wykonywanie”.

*** Jeśli zadanie nie zostało rozpoczęte lub jest w trakcie wykonywania, to pokój w sekcji „Stan pokoju” będzie oznaczony jako brudny.

W interfejsie wykonawcy zadania, po zaznaczeniu zakończenia, pojawia się zakładka „Zakończone”