Optymalizacja grafiku rezerwacji – to proces rozmieszczania rezerwacji w pokojach na grafiku w taki sposób, aby uzyskać możliwość umieszczenia maksymalnej liczby rezerwacji.
| Ważne! Konieczne jest regularne monitorowanie procesu optymalizacji grafiku rezerwacji, aby uniknąć sytuacji, w której rezerwacja trafi do kategorii overbooking. |
W przypadku korzystania z systemu do synchronizacji z portalami rezerwacji, przesyłanie dostępności z systemu na portale odbywa się „punktowo” : tzn. wysyłana jest określona liczba wolnych pokoi każdej kategorii na każdy dzień (nie uwzględniając możliwości zakwaterowania w konkretnym pokoju tej kategorii).
Ta funkcja pozwala na przyjmowanie rezerwacji z możliwością relokacji z jednego pokoju do drugiego w ramach tej samej kategorii pokoju, a także pozwala na optymalizację i podział rezerwacji pomiędzy pokojami w tej samej kategorii pokoju.
Rezerwacja przychodząca z portalu rezerwacyjnego zostaje umieszczona w systemie w pierwszym wolnym pokoju odpowiedniej kategorii, więc takie rezerwacje mogą ustawiać się na grafiku rezerwacji dość chaotycznie.
Jeśli jest co najmniej jeden wolny pokój w kategorii pokoju, to system rezerwacje przyjmie. Ale, jeśli nie będzie możliwości umieszczenia tej rezerwacji w określonej kategorii pokoju bez zmiany rozmieszczenia już istniejących na grafiku rezerwacji, to taka rezerwacja zostanie przyjęta do kategorii overbooking. Jeśli w kategorii overbooking nie ma wolnych pokoi, to system utworzy nowy pokój dodając przedrostek „tmp” do jego nazwy.
Przesyłanie danych na portale będzie odbywać się z uwzględnieniem tej rezerwacji.
Jeśli z portalu rezerwacyjnego wpływa taka rezerwacja, należy:
- zoptymalizować grafik rezerwacji (ujednolicić pola w jego przestrzeni);
- przenieść rezerwację na zwolnione miejsce.
Proces optymalizacji przypomina popularną grę Tetris – w miarę możliwości rezerwacje należy układać w ramach kategorii pokoju tak, aby między nimi nie było wolnych terminów (luk).
| Ważne! Jeśli w ramach kategorii pokoju utworzono określoną liczbę pokoi, oznacza to, że wszystkie pokoje są identyczne, i przenoszenie rezerwacji jest zawsze możliwe. Jeśli któryś z pokoi różni się warunkami (obecność balkonu, większa powierzchnia, widok z okna itp.), to należy dla niego stworzyć osobną kategorię. |
Zasady optymalizacji
Optymalizacje należy przeprowadzać wyłącznie w ramach tej samej kategorii pokoju. Używanie innych kategorii pokoi obiektu noclegowego może prowadzić do zniekształcenia informacji, nieprawidłowego przesyłania danych do kanałów sprzedaży i stwarzać ryzyko overbookingu.
Dodatkowo w optymalizacji może brać udział kategoria techniczna Overbooking (ponieważ kategoria ta nie uczestniczy w sprzedaży i jest niezbędna do prawidłowego działania systemu).
Reguły optymalizacji
- Optymalizacja grafiku rezerwacji odbywa się w ramach jednej kategorii (nie dotyczy rezerwacji ze sprzedaży bezpośredniej);
- W optymalizacji może być zaangażowana techniczna kategoria Overbooking
- Nie wolno przenosić rezerwacji, w których zaznaczono zameldowanie lub wymeldowanie gościa (takie rezerwacje są już przypisane do konkretnego pokoju)
- Nie wolno przenosić rezerwacji, które pochodzą z portali, do innych kategorii pokoi.
- Po optymalizacji konieczne jest przesłanie danych na portale rezerwacji online i sprawdzenie w ekstranecie portalu poprawności wyświetlania informacji.
Pracownicy wsparcia technicznego OtelMS nie są odpowiedzialni za dopilnowanie optymalizacji grafiku rezerwacji na kontach OtelMS obiektów noclegowych.