UWAGA! Anulowanie, zmiana dat i statusów w rezerwacjach, które przyszły do systemu z kanałów rezerwacji, pozostają w systemie i NIE SĄ WYSYŁANE DO EKSTRANETÓW.
Dlaczego nie można anulować w systemie rezerwacji dokonanych poprzez kanały rezerwacji online?
Każdy ekstranet dowolnej platformy rezerwacyjnej prowadzi własny rejestr rezerwacji wygenerowanych za pośrednictwem swoich zasobów. Wszystkie rezerwacje są rejestrowane na liście rezerwacji w określonych, przypisanych do nich kategoriach pokoi.
Gdy zamówienie zostanie anulowane w systemie, do kanału rezerwacji zostanie przesłana informacja o zwiększeniu liczby pokoi dostępnych do rezerwacji. Ale jednocześnie w rejestrze rezerwacji samego kanału rezerwacyjnego rezerwacja ta pozostaje aktywna. Prowadzi to do rozbieżności pomiędzy informacjami w systemie a zsynchronizowanym z nim kanałem sprzedaży.
Jeśli taka rezerwacja zostanie anulowana przez gościa, to na okres tej rezerwacji w ekstranecie kanału sprzedaży wyświetli się o jeden wolny pokój więcej niż jest w rzeczywistości, co może spowodować podwójną rezerwację (overbooking). (więcej informacji na temat automatycznego otwierania dostępności i jak tego uniknąć, przeczytaj w artykule)
Ogólne zalecenia dotyczące pracy z anulowaniem rezerwacji otrzymanych za pośrednictwem kanałów rezerwacji online:
- wszelkie działania mające na celu zmianę informacji w rezerwacji z kanału rezerwacyjnego należy wykonywać wyłącznie w ekstranecie kanału. Kanał przesyła wszystkie wprowadzone zmiany do systemu i są one automatycznie zapisywane w rezerwacji;
- anulacji należy dokonywać wyłącznie w ekstranecie kanału. Jest to niezbędne do prawidłowego przesyłania informacji z systemu do kanału i znacznie zmniejsza ryzyko overbookingów;
- w razie, jeśli anulacja dokonana w extranecie kanału nie zostanie przekazana do systemu w ciągu 10 minut (ustalony czas przyjmowania zmian z kanału do systemu) – należy skontaktować się z obsługą techniczną OtelMS, podając nazwę kanału i numer rezerwacji, dla której nie nadeszły zmiany do systemu.
Status „Niedojazd” w systemie można zaznaczyć dla następujących kanałów rezerwacji:
Booking.com;
Оstrovok.ru;
All Hotels Market.
Dla tego trzeba:
- Przejść do trybu przeglądania rezerwacji
- W sekcji „Informacje z kanału” nacisnąć przycisk „Niedojazd” w ciągu 48 godzin od 24:00 daty przyjazdu (to działanie będzie zapisane w historii zmian).
Prośba o anulowaniu zostanie wysłana do kanału rezerwacji, i status nie pojawienia się będzie zarejestrowany w jego ekstranecie. W odpowiedzi zwrotnej kanał wysyła do systemu informacje o anulowaniu rezerwacji, i ona zostaje automatycznie anulowana w systemie.
Jeśli w systemie nie ma opcji zaznaczenia „nie pojawienia się” gościa, to informacje te należy wprowadzać w ekstranecie kanału, z którego wpłynęła rezerwacja.
Aby to zrobić, trzeba:
- Przejść do Extranetu kanału w menu pracy z rezerwacjami;
- Ustawić status „Niedojazd”;
- Poczekać póki kanał anuluje rezerwację, co automatycznie otworzy pokój do dalszej sprzedaży.