Rezerwacje
- Usunięcie lub anulacja rezerwacji z portali rezerwacyjnych dokonuje się TYLKO w ekstranecie portalu. Usunięcie takiej rezerwacji w systemie Otelms lub zmiana jej statusu pozostaje w systemie i nie przesyła się do ekstranetu portalu.
- Zmiana daty przyjazdu/wyjazdu (liczby dni pobytu) w rezerwacjach z portali dokonuje się TYLKO w ekstranecie portalu, z którego wpłynęła rezerwacja.
- W razie nie pojawienia się gościa z portalu Booking.com, Nieprzyjazd można zaznaczyć w systemie OtelMS. Dla tego należy w okienku podglądu rezerwacji w rozdziale Informacje z kanału nacisnąć przycisk „Nieprzyjazd” (zaznaczyć „Nieprzyjazd” można w ciągu 48 godzin od planowanego dnia przyjazdu). Ta zmiana będzie zarejestrowana w historii zmian w systemie, a na portal zostanie wysłane zgłoszenie o odwołaniu rezerwacji, po czym Booking prześle odwołanie rezerwacji, i rezerwacja zostanie odwołana w systemie. W ekstranecie portalu będzie zaznaczony Nieprzyjazd.
- Dane karty kredytowej są przesyłane do systemu do rozdziału DC Booking.com tylko w tym wypadku, jeśli gość podał je podczas dokonania rezerwacji.
- W rezerwacjach, które były dokonane przed podłączeniem channel managera i zostały zaimportowane do systemu, wyświetlają się nie wszystkie dane rezerwacji. Wyświetla się tylko imię i nazwisko gościa, wartość pobytu, zarezerwowany typ pokoju i daty pobytu gościa. Pozostałe informacje można sprawdzić w ekstranecie portalu, a w razie potrzeby można wprowadzić je ręcznie do systemu.
Po zaimportowaniu z Booking.com rezerwacji dokonanych przed podłączeniem do systemu, obiekt hotelarski koniecznie powinien sprawdzić w systemie wszystkie pobrane rezerwacje w ciągu pierwszej doby od czasu podłączenia. W razie braku rezerwacji trzeba pilnie poinformować o tym pracowników wsparcia technicznego OtelMS przez pozdział „Pomoc” w systemie. Jeśli brak rezerwacji został ujawniony po pierwszym dniu połączenia, manager OtelMS nie jest za to odpowiedzialny z powodu braku dostępu do ekstranetu kanału i możliwości sprawdzenia rezerwacji. |
- KATEGORYCZNIE NIE POLECAMY rezerwację, która wpłynęła z portalu, przenosić w systemie do innego typu pokoju, ponieważ w razie anulacji danej rezerwacji przez gościa na portalu otworzą się obydwa typy pokoi, co może stać się przyczyną OVERBOOKINGU.
Taryfy (plany cenowe)
Zarządzanie taryfami za pomocą channel manager odbywa się w zależności od ustawień taryf w extranecie portalu.
- Standard rate – taryfa jest przewidziana dla nominalnej liczby osób (tej liczby, która jest wskazana w opisie typu pokoju)
- Zmiana ceny w zależności od liczby osób może być przeliczana w ekstranecie portalu Booking.com za pomocą ustawionej formuły, według której Booking.com automatycznie wygeneruje różnicę w cenie w zależności od liczby osób. Channel manager nie ma możliwości zmienić te ustawienia, dla zmiany formuły należy zwracać się do managera Booking.com
- Taryfami promocyjnymi zarządza się poprzez extranet portalu Booking.com. Cena pokoi w takich taryfach jest uzależniona od ceny w taryfie standardowej. Procent rabatu ustawia się w extranecie portalu. WAŻNE!!! Ograniczenia dla takich taryf ustawiają się także w extranecie portalu.
- W przypadku, gdy taryfa nie jest już używana w obiekcie noclegowym, są 2 opcje wstrzymania sprzedaży według tej taryfy:
- – Polecamy usunąć lub dezaktywować taryfę w extranecie kanału samodzielne albo skorzystać z pomocy konsultanta kanału.
- – Jeśli nie ma takiej możliwości, to trzeba dodać nowe ograniczenie w systemie OtelMS i zamknąć sprzedaż w tym ograniczeniu dla wszystkich kategorii na grafiku ograniczeń. Dalej podłączyć dane ograniczenie do taryfy i wysłać dane na portal.
Ograniczenia
Ograniczenia mają wpływ na możliwość dokonania rezerwacji, a także na dostępność pokoi na portalu
(podłączone są do taryfy).
- zamknięte – zamknięcie kategorii pokoju w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie
- zamknięte na przyjazd – zamknięcie kategorii pokoju na przyjazd w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie (jeżeli podczas dokonywania rezerwacji data przyjazdu pokrywa się z datą zamkniętą na przyjazd, to gość nie będzie mógł dokonać takiej rezerwacji)
- zamknięte na wyjazd – zamknięcie kategorii pokoju na wyjazd w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie (jeżeli podczas dokonywania rezerwacji data wyjazdu pokrywa się z datą zamkniętą na wyjazd, to gość nie będzie mógł dokonać takiej rezerwacji)
- min. dni pobytu – wskazuje się minimalna liczba dni pobytu dla rezerwacji dokonanej w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie (działa, jeżeli data rezerwacji pokrywa się z datą, na którą ustawiono minimum dni)
- max. dni pobytu- wskazuje się maksymalna liczba dni pobytu dla rezerwacji dokonanej w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie (działa, jeżeli data rezerwacji pokrywa się z datą, na którą ustawiono maksimum dni)
- min. dni pobytu na przyjazd – nie używa się dla portalu Booking.com
W razie dodawania nowych taryf lub typów pokoi w extranecie portalu, konieczne jest ich mapowanie w systemie i dodatkowe wysyłanie danych z systemu na portal.
Po wszelkich ważnych zmianach i dodatkowym wysyłaniu danych ZAWSZE trzeba sprawdzić informacje w extranecie kanałów.
Dodatkowe przesyłanie danych jest potrzebne także przy:
- pierwszym podłączeniu portalu rezerwacyjnego
- zmianie parametrów obłożenia portalu
- zmianie długości trwania sezonu lub dodawaniu nowego sezonu
- dodawaniu/usunięciu pokoi w istniejącej już kategorii
- podłączeniu nowej kategorii / taryfy / ograniczenia do portali rezerwacyjnych
- po wyłączeniu i włączeniu synchronizacji w celu optymalizacji grafiku rezerwacji
Pracownicy pomocy technicznej OtelMS nie mają dostępu do extranetów portali rezerwacyjnych, dlatego dane w extranecie należy sprawdzać samodzielnie.