Rezerwacje
- Usunięcia lub anulacji rezerwacji z portali rezerwacyjnych należy dokonywać TYLKO w ekstranecie portalu. Usunięcie takiej rezerwacji w systemie Otelms lub zmiana jej statusu pozostaje w systemie i nie przesyła się do ekstranetu portalu.
- Zmiany daty przyjazdu/wyjazdu (liczby dni pobytu) należy dokonywać TYLKO w ekstranetach portali rezerwacyjnych.
- W razie nie pojawienia się gościa z portalu HRS, status „Niedojazd” ustawia się w ekstranecie portalu.
- KATEGORYCZNIE NIE ZALECAMY przenosić w systemie do innego typu pokoju rezerwację, która wpłynęła z portalu, ponieważ w razie anulacji danej rezerwacji przez gościa na portalu otworzą się obydwa typy pokoi, co może stać się przyczyną overbookingu.
Typy pokoi
Zarządzać można tylko sześcioma kategoriami pokoi.
Podstawowa (single i double), 1 poniżej podstawowej (economy) i 3 powyżej pod względem komfortu.
Po dokonaniu importu w systemie wyświetlą się kategorie pokoi utworzone w ekstranecie połączonego konta, które należy zmapować. Do podstawowej kategorii (single i double) można podpiąć tą samą kategorię pokoju w OtelMS i wtedy procentowo rozdzielić pokoje pomiędzy dwoma opcjami zakwaterowania: część na jednoosobową opcję, a druga część pokoi na dwuosobową (np. 100% i 0%, albo 50% i 50% lub 75% i 25%). Na portalu nie ma parametrów obłożenia – podział pokoi odbywa się w ustawieniach mapowania taryf w systemie OtelMS.
Taryfy
| WAŻNE!!! Zgodnie z regułami HRS typy pokoi powinni różnić się cenowo: economy < single, double > business, comfort, suite, juniorsuite i tp., extrabed 1 < extrabed 2. Jeśli ceny są ustawione niepoprawnie, to będą generowane błędy, a liczba pokoi dostępnych do rezerwacji NIE ZOSTANIE ZAKTUALIZOWANA w ekstranecie HRS, co może stać się przyczyną overbookingu. |
Jeżeli żadna z taryf nie pozwala na prawidłowe przesyłanie danych, zaleca się stworzenie osobnej taryfy i monitorowanie przestrzegania parytetu cenowego.
Ograniczenia
| WAŻNE!!! Ustawienie ograniczeń i warunków ustawia się dla podstawowych kategorii pokoi (single i double), pozostałe kategorie dziedziczą te parametry. Warunki dokonania rezerwacji ustawiają się na stałe i nie mają określonego przedziału czasowego. |
Ograniczenia wpływają na możliwość dokonania rezerwacji, a także na dostępność pokoi na portalu
- Zamknięte – zamknięcie sprzedaży w kategorii pokoju w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie
- Zamknięte na przyjazd – nie używa się dla portalu HRS
- Zamknięte na wyjazd – nie używa się dla portalu HRS
- Min. dni pobytu – ustawia się minimalna liczba dni pobytu dla rezerwacji dokonanej w taryfie, do której jest podpięte dane ograniczenie (jeżeli data rezerwacji pokrywa się z datą, na którą ustawiono minimum dni). Ustawia się tylko dla typów taryf „special”, „tradeShow”, „hotDeal” и „season”.
- Max. dni pobytu – nie używa się dla portalu HRS
- Min. dni pobytu na przyjazd – nie używa się dla portalu HRS
- Bezzwrotność – ustawia się w grupie taryf w celu korygowania pojedynczych cen priorytetowych (tylko taryfy „tradeShow”, „season” i „hotDeal”).
W razie dodawania nowych taryf lub typów pokoi w extranecie portalu, konieczne jest ich mapowanie w systemie OtelMS i dodatkowe wysyłanie danych z systemu na portal.
Dodatkowe przesyłanie danych jest potrzebne także przy:
- pierwszym podłączeniu portalu rezerwacyjnego
- zmianie parametrów obłożenia portalu
- zmianie długości trwania sezonu lub dodawaniu nowego sezonu
- dodawaniu/usunięciu pokoi w istniejącej już kategorii
- podłączeniu nowej kategorii / taryfy / ograniczenia do portalów rezerwacyjnych
- po wyłączeniu i włączeniu synchronizacji w celu optymalizacji grafiku rezerwacji
Po wszelkich ważnych zmianach i dodatkowym wysyłaniu danych ZAWSZE trzeba sprawdzać informacje w extranecie portalu.
| Pracownicy pomocy technicznej OtelMS nie mają dostępu do extranetów portali rezerwacyjnych, dlatego dane w extranecie należy sprawdzać samodzielnie. |